东南大学学报（自然科学版）编辑部 《东南大学学报(自然科学版)》2001年入选中国期刊方阵双百期刊，成为唯一入选双百以上层面的江苏高校自然科学学报。2002年起被Ei Compendex，INSPEC，CSA，CA，AJ，MR和ZBl MATH 等国际重要数据库收录。2004年获全国高校优秀科技期刊一等奖。2005年获第三届国家期刊奖百种重点期刊奖，成为江苏高校自然科学学报中唯一的获奖者。2006年获首届中国高校精品科技期刊奖。现介绍具有本刊特色的审稿流程、部门文化管理和Word文件到方正文件自动转换共三项主要工作。 1 以编委负责稿件初审和2位校外专家正式评阅为特色的审稿流程 学术类科技期刊的审稿环节是一项专业性和艺术性兼备、牵涉面广、辐射力强的工作，是反映编辑部办刊理念、体现期刊学术魅力且永远敞开的窗口，同时也是作者、编者和审稿人在论文发表前进行切磋与争鸣的学术平台。每个编辑都希望自己三百六十行行行都精通，来什么稿子一看就知道深浅。事实上，在综合性学术类科技期刊编辑部，即使是学者型的编辑，也有“隔行如隔山”的困惑，任其发挥的空间也是极其有限的。因此，美好的想法固然可嘉，但真正负责任的做法却是最重要的，即惟有优化审稿流程，切实依靠校内外领域专家，方能确保审稿质量。与此相适应，根据编辑部人员结构特点，并继承已有审稿模式的优点，本刊采用专人负责全部稿件送审的模式。期刊印刷前的核心流程为：送审人负责技术性初审→至少1位编委进行学术性初审→至少2位校外专家正式审稿→主编终审→责任编辑编校→主编终校。 具体操作模式上，编辑部返聘了一位经验丰富的老编辑，由他全部负责稿件送审工作。在送审开始之前，由他进行技术性初审并及时退修结构不完整的稿件；或者进行投稿资格审查，立即退掉不在本刊用稿范围之内或本刊已经事先声明不接受的稿件（比如教授以下职称作者撰写的综述性文章）。 然后，通过编委初审这一环节把好稿件学术质量和写作质量的第一关，有效地解决了3个问题：(1) 将编委的基本职责提前，尽早听取他们对所审稿件的具体意见；(2) 提前消除稿件中的低级错误，分流学术分量不足的稿件；(3) 由编委或准编委即时推荐2～3位活跃在科研一线、热心公道的校外审稿专家，在提高稿件审理效率的同时不断充实和更新校外审稿专家数据库。 接着，参考编委或准编委推荐的2～3位校外审稿专家，根据本刊积累的审稿专家库中有关专家的审稿记录，选定2位校外专家，并立即给他们邮寄或从网上发送审稿材料，希望他们收到稿件后在1个月内审回。在此过程中，保持良好的沟通，必要时再友好地提醒一下，以便保证大部分稿件能够及时收到反馈结果。 长期以来，本刊实行单盲审稿而非双盲审稿，即送审时原样保留稿件上的作者信息。这样做既充分尊重了审稿人，又免去了编辑部和审稿人双方的无谓劳动。作为38所“985工程”高校之一的东南大学所主办的学报，本刊有着清晰的学术定位，请他们帮助我们审稿是因为我们仰慕和尊重他的学术声望与实力，并且相信他既会对本刊负责也会对自己的声誉负责。事实上，如果稿件学术质量不高，即使是作者自己推荐的审稿人，也照样会建议编辑部退稿。 最后，在经过至少1位校内专家学术性初审，至少2位校外同行专家外审的基础上，主编再进行终审。终审定稿的基本原则是：兼顾稿件学术水平和学报实际容量，有重点地报道主干学科的原创成果，但绝对不积压稿件。留下来发表的稿件，经作者修改、责编加工以及后续各环节的高效率运转，平均发表周期稳定在200天左右。 2 以树立制度内在魅力为核心的部门文化管理 再小的编辑部，也是一个团队，也需要有生命力的管理制度，而管理的根本目的是树制度的魅力，而不是树制度的威力。每个人都有自己的思想意识以及由这种思想意识所决定的行为，而行为久而久之就会形成习惯。将有形的制度化为无形的思想意识，藉此引导员工的行为，可以达到管理编辑部全体员工行为的目的。只有能够深深触动每位员工并被其接受的思想才能决定其行为。虚实结合地管理好与编辑部风格和谐一体的思想意识，就是编辑部文化管理，就是通过制度的魅力来管理编辑部。有魅力的制度，才是有生命力的制度，才能真正积极地作用于编辑部每位员工。 基于上述理念，建立了刚性化的部门绩效管理制度，其核心思想是：每个责任编辑的责任范围是当期已录用稿件的全部编辑工作、部分校对工作和负责约请其他编辑进行交叉校对；在上述工作基本完成之后，将校样打印一式两份，一份交主编终校，另一份交校外编辑同行审读并由审读人写出审读报告。这份审读报告，就是当期编校质量的考核依据；每期只有一个责任人，就是当期的责任编辑。 具体操作上，把编校工作的质、量、进度三项指标进行简单明晰的量化，将考核结果特别是审读结果作为责任编辑享有部门各项权利的核心依据，以质量定权重，按贡献分高下，既避免“职责虚无化”和“福利权利化”等倾向的发生，又做到分工明确，责任到人，质量第一，绩效合一，量力而行，优劳优酬。工作量可以上下浮动，但报酬也随之浮动；工作量可以相互让予，但责任要由出让方承担。 刚性化的考核机制与柔性化的作息模式相辅相成，实现了约束性与自主性的动态平衡，依法行政与以人为本的和谐统一。踏实做人，勤恳做事，现已成为编辑的基本行为准则；团结互助，努力学习，则已成为编辑自身发展的内在需要。 3 以Word文件到方正文件自动转换为中心的数据复用技术 为了消除Word文件资源利用上的瓶颈，从根本上提高文件改排的效率并大大降低差错率，从2000年开始，我们着手编写了Word文件→Founder (方正)文件的对等转换和小样优化软件。2001年就可以对除插图和化学结构式之外的所有内容（包括所有公式、表格、文字和符号）进行单篇或批量的全文对等转换。2003年开始，通过对转换所得的方正小样文件进行智能优化，自动生成标准化、高质量的电子素材，从而获得比Word原始文件还要好的输出效果，为提高和保证编辑出版质量打下了良好的基础。目前，这项技术已经惠及哈工大、华中科技大、武大、西交大以及江苏省部分高校学报。 在插图转换方面，不管作者是采用何种软件绘制插图，不管是位图还是矢量图，只要作者将图形插入到Word文件中，我们就能将其剪贴到Visio软件中进行图形编辑，再通过转存获得需要的质量和精度都上乘的*.tif文件。在此基础上，贴以通过专门技术拷屏获得的方正系统图字，使得整本期刊中所有插图上文字和符号的字体与正文完全一致，文中插图宛若慈母怀抱中安然入睡的婴儿。 4 小结：质量和服务是无声的稿约 有效的工作流程，较高的学术定位，稳定在200天左右的出版周期，是本刊亮点，也是本刊魅力之所在；编辑以其所长，严谨、细致、认真地为活跃在科研主战场的科技工作者提供优质高效的学术出版服务。艺术化的服务，对吸引作者投稿同样可以起到事半功倍的效果。所有这些，正吸引着越来越多的校内外优秀稿件。 在校内，最近几年每期学报出版后都向校内各理工科院系的博导所在的学科组赠送样刊，定期向他们展示我们的工作成就。虽然没有进行过正式的口头约稿或书面约稿，但来自各个主干学科的优秀稿件依然源源不断。 在校外，通过严格的审稿流程和对审稿专家的热情服务，向他们展示了百年东南大学学术底蕴和本刊的内在魅力。这些专家及其研究生，是本刊最对口的读者，也是最对口的潜在作者。现在，每期大约20%的校外论文中，不仅有来自清华、哈工大、浙大、华中科技大等知名高校研究生的论文，而且有一些来自这些学校的曾经或者正在是本刊审稿专家的教授、博导们自己的最新力作，甚至有校外审稿专家的论文与他所审阅的论文同期发表的案例。